PinkKorset.com – Mengirim surat elektronik (surel/email) tak bisa seenaknya. Ada beberapa hal yang kita lakukan, sadar atau tidak, menyebalkan bagi si penerima.
Kebiasaan dalam melakukan aktivitas online ini terkadang dilakukan karena orang lain melakukannya, padahal belum tentu benar. Beberapa diantaranya amat menyebalkan, terutama dalam konteks profesional dan resmi.
Cobalah hentikan hal-hal berikut ini.
Menyalahgunakan Kolom ‘Subject’
Anda menuliskan kata-kata seperti urgent atau read me di kolom subject bersama judul, meski isi surel tak sepenuhnya menggambarkan hal-hal itu. Kebiasaan ini menimbulkan persepsi atau kesan, surel anda harus dianggap lebih penting ketimbang orang lain.
CAPS LOCK yang Mengganggu
Mungkin anda ingin menegaskan poin yang hendak disampaikan, mengingat caps lock atau huruf besar itu jelas menyatakan, “Ini pesan yang saya tekankan.” Tapi ingatlah juga, bahwa caps lock juga berarti anda berteriak. Mengagumkan memang, huruf-huruf besar itu bisa berkesan arogan dan kuat. Jika memang anda ingin menegaskan sesuatu, jangan lebay, satu tanda seru sudah cukup!
Selalu Menyertakan CC
Sebagai atasan, anda ingin menghindari masalah dari bagian manapun di kantor dengan selalu mengetahui seluruh aktivitas dan korespondensi. Mengapa? Apakah anda control freak? Apa gunanya anda hire karyawan jika tak mempercayai mereka?
Jika anda bawahan dan menyertakan alamat email atasan untuk di-CC, ada kemungkinan anda malah membuat masalah makin pelik. Konflik kecil yang tadinya antara rekan kerja, malah membesar dengan melibatkan atasan. Apa yang hendak anda capai jika selalu berusaha membuat kolega terlihat buruk?
Follow Up Super Kilat
Tentunya saat mengirim surel, anda berharap si penerima membacanya dengan baik. Berhentilah berharap si penerima langsung membalas begitu anda mengirimkannya. Beri mereka waktu untuk memprosesnya. Juga, tak perlu buru-buru menelepon dan bertanya apakah surel sudah diterima. Anda malah berkesan tak sabaran dan merasa selalu benar.
Menggunakan Surel Lama
Bukannya membuat baru, anda melanjutkan korespondensi lama sehingga bisa cepat menemukan nama dan alamat orang yang dituju. Hentikan kebiasaan ini. Akan akan terlihat sebagai orang malas, tak teratur, dan memiliki kebiasaan korespondensi surel yang buruk. Compose-lah surel baru dengan subject yang jelas, setiap kali membahas isu baru.
